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Privacy Policy

1 November 2025

Politique de confidentialité / Privacy Policy

1. Identité du responsable du traitement / Identity of the Data Controller

Association : Kazakhstan – EU Gateway (KEG, ASBL)
Forme juridique : Association sans but lucratif (ASBL)
Siège social : Avenue des Arts 56, Bureau 0.1, 1000 Bruxelles, Belgique
Adresse électronique : valikhan.bakhretdinov@kazeugateway.eu
Site internet : https://kazeugateway.eu
Délégué à la protection des données (DPO) :
M. Valikhan BAKHRETDINOV
Courriel : valikhan.bakhretdinov@kazeugateway.eu

Data Controller: Kazakhstan – EU Gateway (KEG, ASBL)
Legal Form: Non-profit association (ASBL)
Registered Office: Avenue des Arts 56, Office 0.1, 1000 Brussels, Belgium
Email: valikhan.bakhretdinov@kazeugateway.eu
Website: https://kazeugateway.eu
Data Protection Officer (DPO):
Mr Valikhan BAKHRETDINOV
Email: valikhan.bakhretdinov@kazeugateway.eu

2. Objet de la politique / Purpose of this Policy

La présente politique décrit la manière dont l’association collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles dans le cadre de ses activités statutaires et de ses communications externes.

This policy explains how the Association collects, uses, retains and protects personal data in connection with its statutory activities and external communications.

3. Données collectées / Data Collected

L’association peut traiter les catégories suivantes de données personnelles :

  • Nom, prénom ;

  • Coordonnées professionnelles ;

  • Adresse électronique ;

  • Fonction, affiliation institutionnelle ou organisationnelle ;

  • Participation à des événements, réunions ou projets ;

  • Correspondance électronique échangée avec l’association.

The Association may process the following categories of personal data:

  • Name and surname;

  • Professional contact details;

  • Email address;

  • Role or institutional affiliation;

  • Participation in events, meetings or projects;

  • Correspondence exchanged with the Association.

Aucune donnée sensible (origine ethnique, santé, orientation, convictions, etc.) n’est collectée.
No sensitive data (ethnic origin, health, orientation, beliefs, etc.) are collected.

4. Base juridique et finalités / Legal Basis and Purposes

Les données sont traitées conformément à l’article 6 du RGPD sur les bases juridiques suivantes :

  • Consentement explicite de la personne concernée (article 6 § 1 a) ;

  • Exécution d’un contrat ou d’un engagement associatif (article 6 § 1 b) ;

  • Intérêt légitime de l’association pour la promotion de ses activités statutaires (article 6 § 1 f).

Les finalités principales sont :

  • Gestion des membres, partenaires et participants aux événements ;

  • Organisation de conférences, ateliers et activités de coopération ;

  • Communication institutionnelle et envoi d’informations relatives aux activités de l’association ;

  • Gestion des correspondances et demandes d’information.

Data are processed under Article 6 of the GDPR on the following legal bases:

  • Explicit consent of the data subject (Art. 6 § 1 a);

  • Performance of a contract or membership relation (Art. 6 § 1 b);

  • Legitimate interest of the Association in promoting its statutory activities (Art. 6 § 1 f).

Main purposes:

  • Managing members, partners and event participants;

  • Organising conferences, workshops and cooperation activities;

  • Institutional communication and sending updates on the Association’s activities;

  • Managing correspondence and information requests.

5. Conservation et sécurité / Data Retention and Security

Les données personnelles sont conservées pendant cinq (5) ans à compter du dernier contact avec la personne concernée, sauf obligation légale contraire.
L’association met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre tout accès non autorisé, perte ou divulgation.

Les données sont stockées sur Google Drive, service conforme au Cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework).

Personal data are retained for five (5) years after the last contact with the data subject, unless a longer legal retention period applies.
The Association applies appropriate technical and organisational measures to protect data from unauthorised access, loss or disclosure.

Data are stored on Google Drive, a service compliant with the EU-US Data Privacy Framework.

6. Communication à des tiers / Disclosure to Third Parties

Les données ne sont partagées avec aucun tiers à des fins commerciales.
Elles peuvent être communiquées uniquement :

  • aux prestataires techniques assurant l’hébergement ou la maintenance des outils ;

  • aux partenaires de projet ou institutions de l’UE dans le cadre de programmes de coopération (ex. Erasmus+, Horizon Europe) ;

  • aux autorités compétentes en cas d’obligation légale.

Data are not shared with any third party for commercial purposes.
They may be disclosed only:

  • to technical providers hosting or maintaining systems;

  • to project partners or EU institutions in cooperation frameworks (e.g. Erasmus+, Horizon Europe);

  • to competent authorities when required by law.

7. Droits des personnes concernées / Rights of Data Subjects

Conformément au RGPD, toute personne concernée dispose des droits suivants :

  • Droit d’accès, de rectification et d’effacement ;

  • Droit à la limitation du traitement ;

  • Droit d’opposition ;

  • Droit à la portabilité des données ;

  • Droit de retirer son consentement à tout moment.

Toute demande doit être adressée à :
📧 valikhan.bakhretdinov@kazeugateway.eu

Toute personne peut également introduire une plainte auprès de :
Autorité de protection des données (APD / GBA)
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique
https://www.autoriteprotectiondonnees.be

Under the GDPR, every individual has the right to:

  • Access, rectify or erase personal data;

  • Restrict processing;

  • Object to processing;

  • Data portability;

  • Withdraw consent at any time.

Requests should be sent to:
📧 valikhan.bakhretdinov@kazeugateway.eu

Complaints may be lodged with:
Data Protection Authority (Belgium)
Rue de la Presse 35, 1000 Brussels, Belgium
https://www.dataprotectionauthority.be

8. Cookies et outils de suivi / Cookies and Tracking

Le site ne collecte ni n’utilise de cookies, traceurs ou outils d’analyse.
The website does not use cookies, trackers, or analytics tools.

9. Transfert de données hors UE / Data Transfers Outside the EU

Les données sont hébergées sur Google Drive.
Google LLC participe au EU-US Data Privacy Framework, garantissant un niveau de protection adéquat conforme au RGPD.

Data are stored on Google Drive.
Google LLC participates in the EU-US Data Privacy Framework, ensuring an adequate level of protection in accordance with GDPR.

10. Mise à jour de la politique / Policy Updates

La présente politique entre en vigueur le 1 novembre 2025 et pourra être modifiée pour tenir compte des évolutions légales ou techniques.
La version la plus récente sera disponible sur https://kazeugateway.eu.

This policy takes effect on 1 November 2025 and may be updated to reflect legal or technical developments.
The latest version will always be available on https://kazeugateway.eu.

Fait à Bruxelles, le 1 novembre 2025
Pour : Kazakhstan – EU Gateway (KEG, ASBL)
Signé par Valikhan BAKHRETDINOV
Président / Délégué à la protection des données (DPO)